Conservação de documentos para efeitos fiscais

16 Fev, 2019

Foi publicado o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes bem como das obrigações de conservação de registos e documentos para efeitos fiscais.

O diploma estabelece um conjunto de regras que vigoram a partir de hoje, 16.02.2019, e um conjunto de regras a vigorar a partir de 01.01.2020.

Entre outros aspectos, o referido diploma define que:

No que respeita à conservação de livros, registos e documentos de suporte os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial.

Quando a contabilidade ou a faturação for estabelecida por meios informáticos, deve ser assegurado quanto aos respetivos registos o seguinte:
a) O seu armazenamento seguro durante o período legalmente estabelecido, através de:
i) Preservação em condições de acessibilidade e legibilidade que permitam a sua utilização sem restrições, a todo o tempo;
ii) Existência de controlos de integridade, impedindo a sua alteração, destruição ou inutilização;
iii) Abrangência dos dados que sejam necessários à completa e exaustiva reconstituição e verificação da fundamentação de todas as operações fiscalmente relevantes;

b) A sua acessibilidade e legibilidade pela AT da informação, através da disponibilidade de:
i) Funções ou programas para acesso controlado aos dados, independentemente dos sistemas informáticos e respetivas versões em uso no momento do processamento;
ii) Funções ou programas permitindo a exportação de cópias exatas para suportes ou equipamentos correntes no mercado;
iii) Documentação, apresentada sob forma legível, que permita a sua interpretação.